Fluxograma Básico do Financeiro - Cadastros

O sistema disponibiliza um módulo inteiramente focado para assuntos pertinentes ao setor financeiro, mas para utilizá-lo precisamos de configurações essenciais para o seu funcionamento. Inicialmente há 03 (três) submódulos indispensáveis que fazem parte dos cadastros financeiros onde devemos criar grupos e contas financeiras nomeando e inserindo parâmetros para que o sistema entenda o que determinada informação financeira representa e como deve ser tratada.

Esses submódulos são GRUPO DE CONTAS, CONTAS FINANCEIRAS e HISTÓRICO ficam localizados na seção CADASTROS e todos estão relacionados e cruzam as informações básicas para dar andamento ao controle financeiro. O fluxo a seguir ilustra como eles se relacionam dado que a partir da criação de um Grupo de Contas, teremos Conta1, Conta2, Conta3 ...etc. pertencentes a esse grupo, e cada uma dessas contas podem ter vários históricos desde que a ação do histórico esteja com essa descrição previamente configurada.

A seguir será explicado detalhadamente cada módulo e cada campo que compõe todos os seus parâmetros necessários bem como o preenchimento correto dessas informações reflete no resultado a ser gerado pelo sistema.

• Grupo de Contas

Esse submódulo faz a criação do grupo e o agrupamento das contas, aqui deve ser declarado também o tipo de grupo dessa conta que pode ser pagar, receber, conta bancária, terceiros, implantação de saldos ou caixa. Dentro do módulo FINANCEIRO clique no submódulo GRUPO DE CONTAS:

Nessa tela ficam listados todos os grupos de contas já criado além de exibir os detalhes desses grupos, para criar um grupo clique em INCLUIR NOVO GRUPO DE CONTAS:

Na tela seguinte deve-se configurar todos os parâmetros para esse grupo de contas:

Nome do Grupo de Contas: É o nome que será mostrado e representará esse grupo de contas.

Tipo de Grupo: Campo que define os tipos de operações que vão ser realizadas com esse grupo, onde temos:

• Pagar – para realizar pagamentos;

• Receber – para realizar recebimentos;

• Conta Bancária – tipo específico para contas bancárias;

• Caixa – tipo específico para criação de caixa da instituição;

• Terceiros – para realizar pagamentos especificamente a terceiros;

• Implantação de Saldo – para informar o saldo inicial e realizar lançamentos para o plano de contas;

Precisa de Autorização (Sim/Não): É possível configurar um filtro com restrições para movimentações em grupos de contas e um usuário fica responsável por autorizar e liberar essas movimentações, caso esteja marcado como SIM.

Precisa de Conferência (Sim/Não): Filtro de controle para conferências de entradas de notas, só é possível realizar o lançamento da conta após a conferência, caso esteja marcado como SIM.

Considerar no DRE Financeiro (Sim/Não): Esta opção define se esse grupo de contas será mostrado no demonstrativo de resultados financeiros e entrará no cálculo.

Status: A qualquer momento é possível ativar ou desativar determinado grupo de contas, caso haja alguma pendência de pagamentos/recebimentos relacionado a esse grupo os processos financeiros serão executados normalmente e só valerá para novos grupos após a alteração do status.

• Contas Financeiras

Nesse submódulo é onde criamos a conta financeira e associamos a um grupo de contas existente além de poder editar uma conta já criada através dos campos de busca. Para acessá-lo dentro do módulo FINANCEIRO clique no submódulo CONTAS FINANCEIRAS:

Aqui são exibidas as contas financeiras já criadas e campos de busca para facilitar a localização, para criar uma nova clique em INCLUIR NOVA CONTA FINANCEIRA:

Nessa tela insira as informações para criação da conta:

Nome da Conta Financeira: Nome que será exibido para representar essa conta.

Grupo de Contas: Selecione a qual grupo essa conta irá pertencer, ao selecionar o grupo automaticamente o sistema já traz o tipo de grupo que está associado dizendo se é um pagar, receber, caixa...etc.

Conta Contábil: Conta associada pela contabilidade para identificação à essa conta financeira no sistema.

Identificação: Campo para vincular algum texto ou número para melhor identificação.

Status: A qualquer momento é possível ativar ou desativar a conta financeira, caso haja alguma pendência de pagamentos/recebimentos relacionado a essa conta os processos financeiros serão executados normalmente e só valerá para novas contas após a alteração do status.

Históricos Financeiros: Tipos de históricos que ficam cadastrados para criação de um registro quando é realizada alguma movimentação. Para incluir um histórico nessa conta financeira mova o registro para a coluna da direita através do botão > ou < para remover.

• Histórico

No histórico é onde criamos o próprio registro para ser associado à conta financeira, cada conta pode ter vários históricos a depender da quantidade de registros que é feito nele. Para acessar no módulo FINANCEIRO clique em HISTÓRICO:

Como nas outras telas aqui é mostrado os históricos já criados, além de um campo de busca e a opção de criar um novo histórico, para isso clique no botão CRIAR NOVO HISTÓRICO:

Em seguida adicione as informações para criação de um novo histórico:

Nome Histórico: Atribua um nome para identificação do histórico.

Status: A qualquer momento é possível ativar ou desativar o histórico, caso haja alguma pendência de pagamentos/recebimentos relacionado a esse histórico os processos financeiros serão executados normalmente e só valerá para novos históricos após a alteração do status.

Débito/Crédito: Defina se esse histórico é referente a uma operação de débito ou crédito.

Tipo de Movimentação: Defina se é uma movimentação de Caixa onde o histórico será exibido no recebimento do caixa ou movimentação Financeira onde o histórico é exibido no módulo de Movimentações.

Conta Contábil: Conta associada pela contabilidade para identificação à essa conta financeira no sistema.

A partir desse ponto com as informações coletadas e as contas configuradas o sistema já é capaz de fornecer um gerenciamento financeiro mais completo e irá tratar essas contas como um contas a pagar ou contas a receber, uma receita, ou uma despesa portanto são os dados essenciais para os lançamentos e informações gerenciais.

No exemplo acima temos uma movimentação financeira com as contas e o histórico configurados e o lançamento financeiro realizado trazendo as informações e valores detalhadamente.

• Setor /Departamento

Ainda na seção dos cadastros outro submódulo essencial para o funcionamento das atividades do Financeiro é o SETOR / DEPARTAMENTO onde devemos que criar os centro de custos que realizam entradas, consumos, transferência de itens dentre outras operações. Para acessar dentro do módulo FINANCEIRO clique em SETOR / DEPARTAMENTO:

Na tela seguinte ficam listado os setores já criados, um campo de busca para localizar um setor e no lado direito um botão para criar um novo setor / departamento:

A tela para criação do setor/departamento que pede os seguintes parâmetros:

Descrição: Campo obrigatório com o nome que irá representar o setor/departamento.

Código: Um código alfanumérico pode ser atribuído ao setor para facilitar a identificação.

Status: A qualquer momento é possível ativar ou desativar o setor, caso haja alguma pendência de pagamentos/recebimentos relacionado a esse setor os processos financeiros serão executados normalmente e só valerá para novas movimentações que envolvem esse setor após a alteração do status.

Tipo de Setor/Departamento: Defina se o setor é do tipo Normal(escritório, almoxarifado) ou Clínico(ambiente médico).

Recebe Transferência de Estoque (Sim/Não): Ao marcar essa opção com a opção “sim” será possível movimentar adicionando ou removendo itens de estoque.

Estoque Principal de Farmácia (Sim/Não): Caso seja um setor de estoque da farmácia você pode definir se é o estoque principal.

Estoque Principal Almoxarifado (Sim/Não): Caso seja um setor do almoxarifado você pode definir se é o estoque principal.

Conta Contábil: Conta associada pela contabilidade para identificação à essa conta financeira no sistema.

Centro de Custo Contábil Associado: Caso o setor receba estoque o centro de custo selecionado entra para a contabilização do estoque.

Usuário responsável pelo setor: Defina um usuário do sistema que será responsável pelo setor.

• Cadastro de Impostos

Ainda na configuração de cadastros temos o submódulo CADASTRO DE IMPOSTOS que realiza o cadastro de INSS, IRPF e ISS para RPAs (Registro dePagamento para Autônomo) e o vínculo com a conta financeira dos mesmos além do cadastro de impostos das NFs-e emitidas e seus vínculos financeiros.

Imposto INSS:

Na tela seguinte os impostos devem ser configurados separadamente. Clique no submódulo INSS para configurar o imposto que será calculado nas notas RPAs que serão emitidas:

Aqui temos dois botões para realizar essa configuração, primeiro devemos criar uma faixa de valor para qual o imposto será calculado com o botão CADASTRAR NOVA FAIXA:

Preencha os campos de valor inicial e valor final e atribua um valor ao PCT.

Agora clique em VINCULAR CONTA FINANCEIRA para registrar o cálculo direto detodas as notas fiscais RPA emitidas dentro dessa faixa de valor.

Imposto IRPF:

O cálculodo IRPF para RPA segue o mesmo princípio do INSS, O IRPF é o imposto de renda,que no caso da prestação de serviços é retido na fonte. Dessa forma, a fonte pagadora já calcula e desconta esse valor na emissão da nota.

Primeiramente cadastre a faixa de valor das notas em seguida faça o vínculo da conta financeira através dos botões CADASTRAR FAIXA e VINCULAR CONTA FINANCEIRA.

Todas as notas RPA emitidas dentro da faixa de valor criada já irão calcular automaticamente o imposto de IRPF.

Imposto ISS:

Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS) o ISS é um imposto municipal que podefazer parte do cálculo do RPA. O ISS incide sobre determinados serviços prestados por autônomos e a alíquota varia de acordo com a cidade. Para configurar o cadastro desse imposto no sistema clique no módulo ISS:

Uma janela é aberta onde você deve inserir o valor máximo que irá constar na nota no campo PCS ISS e a conta financeira que receberá o cálculo no caso o prestador de serviço, no campo CONTA FINANCEIRA ISS:

Todas as notas RPA emitidas até o valor inserido receberão o cálculo automático do imposto ISS.

Impostos NFS-E:

Nesse módulo você pode cadastrar todos os impostos relacionados a notas fiscais de serviço para retenção dos impostos PIS, COFINS, IRRF.

Ao entrar no módulo clique sobre o ícone de lápis a esquerda para editar os valores:

Na coluna da esquerda temos os impostos e o campo para inserir a porcentagem que será cobrada, na coluna do meio selecione a conta financeira referente a cada imposto e na direita a data do vencimento, para finalizar clique no botão SALVAR ou se preferir criar novos parâmetros utilize o botão APAGAR.

• Parâmetros de Cartão de Crédito

Para configurar os parâmetros dos cartões de crédito utilizados pelos pacientes, dentro do módulo Financeiro acesse PARAMETROS DO CARTÃO na sessão de cadastros.

É necessário criar um parâmetro para cada máquina de cartão individualmente, para isso utilize o botão NOVO:

Nessa tela é preciso inserir todas as informações necessárias para não haver divergência de valores em uma futura cobrança ao paciente e uma configuração correta dos parâmetros. Então temos os seguintes campos:

Descrição da Máquina de Cartão: Crie um nome para a máquina de cartão,pode ser o nome da empresa fornecedora, por exemplo.

Conta a ser Creditado: A conta de destino a ser creditado os valores recebidos.

Número de Dias para Crédito: Número de dias para ser realizado o crédito na conta.

Quantidade de Parcelas: Quantidade disponível para recebimentos no caixa liberado para essa máquina.

Conta Associada às Taxas: a conta que será debitada as taxas etarifas de uso da máquina.

Histórico Taxa: descrições das taxas criadas no submódulo Histórico.

Conta Associada ao Recebimento: é a conta criada exclusivamente para recebimentos de cobranças particulares.

Em seguida preencha os valores que representarão taxa de crédito, taxa de antecipação e taxa de débito da máquina de cartão.

Nos campos mais abaixo podemos inserir as porcentagens de juros de cada parcela da compra, esses valores são fornecidos pela empresa responsável de acordo com o contrato firmado entre as duas instituições. Preencha os valores de acordo com a bandeira do cartão que será usado na máquina.

Na parte inferior temos o botão SALVAR e APAGAR caso queira remover o cadastro e os parâmetros de uma máquina de cartão. As máquinas cadastradas ficam listadas exibindo algumas informações mais relevantes e o botão ALTERAR para editar informações.

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