Fluxograma Básico do Financeiro – Controles

Cada organização conta com processos financeiros distintos, mas a maioria é comum a todas. Alguns exemplos de processos financeiros de uma empresa são: gerenciamento de contas a pagar e receber, gestão do fluxo de caixa, controle de patrimônio e comunicação financeira. Os controles financeiros são necessários a todas as companhias, pois fazem parte da base de informações úteis para a tomada de decisões estratégicas relacionadas ao negócio. Esses controles estão entre as melhores práticas de gestão, e monitorar esses dados é fundamental para um bom fluxo do departamento financeiro. No sistema SincCare existem estruturas e recursos dedicados aos controles financeiros, que em linhas gerais, costumam ser eficientes e bem definidos com módulos exclusivos para determinada funcionalidade.

Primeiramente é necessário realizar um novo lançamento de movimentação financeira, com as configurações de cadastros feitas como Grupo de Contas, Contas Financeiras e Histórico podemos lançar o registro no sistema para então usar as ferramentas de gerenciamento de controle financeiro. 

• Novo Lançamento

Dentro do módulo Financeiro na sessão de cadastros acesse  submódulo NOVO LANÇAMENTO:

Na coluna da esquerda devem ser preenchidos os dados das contas cadastradas do fornecedor que irá receber o pagamento e as informaçõesdo documento utilizado na transação, como no exemplo uma nota fiscal de produtos:

Nesse exemplo, na coluna da direita devem ser inseridos os dados da conta financeira do hospital que irá realizar o pagamento, informe o valor do documento, se existe desconto  e caso haja a quantidade de parcelas, preencha todos os campos e clique no botão abaixo SALVAR NOVO LANÇAMENTO.

Se não houver nenhum impedimento como trava de lançamentos por data ou algum cadastro de contas incompleto a tela de lançamentos é exibida novamente com a confirmação de que o lançamento foi feito no sistema, agora clique no botão ENCERRAR LANÇAMENTO para concluir a operação.

• Conferir Movimentação

Agora é necessário fazer a conferência desse lançamento através do submódulo CONFERIR MOVIMENTAÇÃO que fica na sessão de controle em FINANCEIRO. Aplique os filtros necessários para exibição do lançamento em questão utilizando os campos GRUPO e DATA, para uma busca mais específica use o campo CONTA e número da nota/documento, clique no botão FILTRAR:

Se a movimentação tiver várias parcelas serão todas listadas e devem ser conferidas uma por uma, na coluna clique no botão CONFERIR uma janela de confirmação é mostrada para confirmar o processo clique em CONFERIR.

Os lançamentos conferidos estarão listados no submódulo CONTAS A PAGAR.

• Contas a Pagar

O controle de contas a pagar propicia que o departamento financeiro esteja informado sobre o vencimento dos compromissos. Desta forma, fica mais fácil estabelecer prioridades em momentos de dificuldades financeiras. Também indica valores devidos, de compromissos já vencidos e não pagos, e ainda fornece informações para elaboração de fluxo de caixa. Na sessão Controle acesse o submódulo CONTAS A PAGAR:

Aplicando apenas os filtros do campo GRUPO e DATA já é possível visualizar as movimentações de contas a pagar já conferidas, podemos utilizar também os demais filtros de CONTA, HISTÓRICO, DEPARTAMENTO para uma busca mais detalhada.

Agora podemos fazer a autorização no sistema do pagamento da conta, de acordo com a legenda temos os status informando se a conta já esta autorizada ou precisa de liberação. Também são listados os detalhes da conta para melhor identificação.

Nesse submódulo temos duas funcionalidades para auxiliar o gerenciamento dessas contas que são a Autorização em Lote onde podemos autorizar várias contas pendentes no sistema para pagamento de uma só vez. Nacoluna com caixas de seleção marque as contas que deseja autorizar, faça a conferência em tela das contas e valores e clique no botão AUTORIZAR EM LOTE.

E o Pagamento em Lote no qual você seleciona a conta financeira que realizará o pagamento em lote no sistema, podendo anexar arquivos como notas fiscais digitalizadas e boletos.

Após clicar em REALIZAR PAGAMENTO EM LOTE uma nova janela é exibida onde podemos inserir os dados do pagador ou do recebedor para baixa e finalizamos  efetivando o pagamento em lote.

Uma mensagem é exibida confirmando a operação e as contas a pagar daquele fornecedor não ficam mais listadas na tela, somente o que ainda está pendente de pagamento.

• ControleBancário

O controle bancário tem, dentre outras, duas finalidades importantes: confrontar os registros da contabilidade da empresa com os lançamentos gerados pelo banco e apurar diferenças, se isso ocorrer e gerar informações sobre os saldos bancários existentes para tomada de decisão, inclusive verificando se são suficientes para pagar os compromissos do dia a dia. As contas bancárias devem ter registros individualizados por banco e conta, paraverificação e controle do movimento e dos saldos existentes em cada uma delas. Na sessão Controles acesse o submódulo CONTROLE BANCÁRIO.

Utilize os filtros de Grupo, Conta, Histórico e Data para filtrar os resultados a serem exibidos, essa tela traz também informações de valores em créditos, débitos, saldo anterior, saldo atual e a data da última conciliação realizada.

Na listagem abaixo temos as movimentações bancárias e colunas que mostram informações e valores e o status de conciliado. Aconciliação bancária é uma técnica de extrema importância para comparação física entre os registros efetuados pelo banco, apresentando uma situação real da empresa, necessária para que as decisões gerenciais sejam tomadas com segurança. A boa gestão do fluxo de caixa depende da precisão dos controles internos confrontados permanentemente por meio da conciliação bancária.

Ao clicar no botão CONCILIAÇÃO BANCÁRIA o sistema traz uma página com duas colunas Não Conciliados e Conciliados, você pode realizar a conciliação clicando no botão V individualmente ou marcar várias movimentações através da caixa de seleção e utilizar o botão CONCILIAR SELECIONADOS ou ainda o botão CONCILIAR TODOS que afeta todos os registros em exibição nessa coluna.

Após a conciliação os registros selecionados passam para acoluna de Conciliados, sendo possível reverter esse status fazendo umadesconciliação a qualquer momento.

Outro recurso que temos nessa tela é a Trava Financeira onde podemos selecionar uma data e só será possível realizar novas movimentações financeiras em datas a partir da trava estabelecida, após selecionar uma data desejada clique no botão TRAVAR.

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